Im aktuellen DMS and ECM Interface erfolgt die automatische Archivierung der Reports über das DMS-ECM-Interface ausschließlich bei den Events „Drucken“ (z.B. Pdf Generierung) und „Buchen“ (autom. beim Buchen Checkbox) .
In der Praxis zeigt sich jedoch, dass dies nicht alle relevanten Geschäftsprozesse abdeckt.
Insbesondere in Bereichen wie z.B. Fertigungsaufträgen – etwa in der FCY oder MedTec – besteht die Anforderung, dass bestimmte Reports bereits bei der Freigabe eines Vorgangs archiviert werden sollen.
Diese Lücke führt u.a. zu einem erhöhten manuellen Aufwand.
Um dem entgegenzuwirken, wird vorgeschlagen, die Konfigurationsmöglichkeiten der automatischen Berichtsarchivierung um das Event „Freigabe“ zu erweitern.
Vorteile der Erweiterung:
Prozessnähe: Archivierung erfolgt zum fachlich relevanten Zeitpunkt – direkt bei der Freigabe.
Compliance & Nachvollziehbarkeit: Sicherstellung, dass alle relevanten Dokumente revisionssicher im DMS abgelegt sind.
Flexibilität: Erweiterte Konfigurationsmöglichkeiten erlauben eine passgenaue Anpassung an unterschiedliche Geschäftsbereiche und Anforderungen.
Effizienzsteigerung: Reduktion manueller Tätigkeiten und Fehlerquellen durch automatisierte Abläufe.
Die Erweiterung sollte als optionales Konfigurationselement in die bestehende Logik der automatischen Berichtsarchivierung integriert werden. So kann je nach Reporttyp und Geschäftsprozess entschieden werden, wann die Archivierung erfolgen soll.
Da es in BC keine zentrale "Freigabe"-Logik gibt und einem Vorgang nicht zwingend über einen einheitlichen Weg ein Report zugeordnet werden kann, kann die Generik in der Form nicht umgesetzt werden.
Klärung im persönlichen Gespräch mit Florian Schickling.
Da es in BC keine zentrale "Freigabe"-Logik gibt und einem Vorgang nicht zwingend über einen einheitlichen Weg ein Report zugeordnet werden kann, kann die Generik in der Form nicht umgesetzt werden.
Gemeinsame Entscheidung: Idee wird geschlossen.
Bei wievielen / welchen Kunden kommt die Anforderung?
Grundsätzlich wäre der einfachste Weg, bei diesen Kunden in den Freigabeprozess einzugreifen und im Hintergrund den Report nach Wahl zu drucken.
Dann erfolgt automatisch die bestehende Logik der Archivierung aus dem Druck.
Aktuell sehe ich hier kein allgemeingültiges ToDo für das Produkt und würde eher eine projektspezifische Anpassung präferieren.
Hallo Florian,
bei welchen "Freigabe"-Prozessen würde die Anforderung denn zum Tragen kommen?
Da es in BC keinen zentralen Freigabe-Prozess gibt, sondern dieser je nach Anwendungsfall unterschiedlich abläuft, müssten wir sehen, wo wir uns anhängen könnten.
Darüber hinaus weiß ich aktuell noch nicht, ob wir eine Freigabe zwingend mit einem Report verknüpfen können.
Beispiel:
Die Freigabe von einem VK-Auftrag und einer VK-Rechnung erfolgt auf derselben Tabelle. Es müssten aber je nach Belegart unterschiedliche Reports und Einstellungen herangezogen werden. Ähnlich verhält es sich bei Fertigungsaufträgen...